予約を考えるのは、仕事が終わった夜や、家事の合間の朝など、店が閉まっている時間が多いものです。そのとき返信が来ないと、お客様は別の店を探します。
営業時間外も受け付けられるようにすると、取りこぼしは減ります。ただ、いつでも予約できるようにしただけでは、困ることも出てきます。ここでは、安心して任せるための考え方と設定を説明します。
1 24時間受けても、予約が入る時間は営業時間の中
予約を受けるのが24時間でも、予約が入る日時は、登録した営業時間と定休日の中だけです。夜中に予約しても、入るのは営業時間内の枠です。
つまり、受け付ける時間と、施術や接客をする時間は別です。この2つを分けて考えると、設定がわかりやすくなります。
2 直前の予約を、何時間前まで受けるか
夜に、翌朝いちばんの枠を予約されると、朝までに準備できないことがあります。そのため、直前の予約は、何時間前まで受けるかを決めておきます。
| 店の事情 | 締切の目安の考え方 |
|---|---|
| すぐ対応できる | 制限なし、または1〜2時間前まで |
| 仕込みや準備が要る | 半日前（12時間前）まで |
| 前日までに段取りを決めたい | 前日（24時間前）まで |
| 確認や準備に時間がかかる | 2日前（48時間前）まで |
迷うときは、短めに始めて、困ったら長くします。
3 先の予約を、どこまで受けるか
何か月も先の予約まで受けると、シフトや休みの予定が決まっていない時期の枠が埋まります。受け付ける期間の上限を決めておくと、予定が決まってから枠が開きます。
たとえば、「30日先まで」と決めれば、1か月より先の予約は入りません。
4 キャンセルの締切も、先に決める
夜中のうちにキャンセルされると、当日の朝まで気づけないことがあります。キャンセルを受ける締切も、先に決めておきます。
締切は、予約の何時間前までかで決めます。たとえば「24時間前まで」なら、前日の同じ時刻を過ぎるとキャンセルを受けません。
決めた締切は、お客様の予約画面に表示され、確定の直前にも案内されます。
5 朝にまとめて確認する
夜のうちに入った予約は、翌朝に確認します。見落とさないための方法は2つあります。
- メールのお知らせ：新しい予約、キャンセル、変更があると、店のメールアドレスに届きます。
- 管理画面の印：お客様が予約や変更をすると、「要対応」の印がつきます。確認したら外せます。
毎朝、この2つを見る習慣をつけておけば、夜の予約を放っておくことはありません。
よくある心配
勝手に予約が入って、断れなくなりませんか。 予約が入るのは、登録した営業時間の中の、空いている枠だけです。決まっていない日や時間には入りません。直前の締切と受付期間で、入る範囲もしぼれます。
お客様に、伝えておきたいことがあります。 予約が確定したあとにLINEで届く確認のメッセージは、文面を自分の言葉に変えられます。持ち物や注意点は、そこに書いておきます。
L-Pocco Reserve の場合
| 設定 | L-Pocco Reserve |
|---|---|
| 営業時間・定休日 | 曜日ごとに登録します。登録した範囲の空き枠だけが、予約画面に出ます |
| 直前予約の締切 | 制限なし、1・2・3・6・12・24・48時間前から選びます |
| 受付期間の上限 | 制限なし、7・14・30・60・90日先から選びます |
| キャンセル締切 | 制限なし、1・2・3・6・12・24・48時間前から選びます。お客様の予約画面に表示されます |
| 朝の確認 | 店のメールに、新しい予約・キャンセル・変更のお知らせが届きます。管理画面には「要対応」の印がつきます |
最初の30日間は無料で、期間中に解約すれば料金はかかりません。
詳しくは、L-Pocco Reserve のご紹介をご覧ください。電話の対応を減らしたい方は、施術中に電話に出られないも参考にしてください。